คำนวณค่าเสื่อมราคาครุภัณฑ์โรงพยาบาล ให้ทะเบียนตรงกับงบการเงิน

ปัญหาที่พบเกือบทุกโรงพยาบาลคือ ยอดครุภัณฑ์ในทะเบียนของงานพัสดุ กับยอดสินทรัพย์ในงบการเงินของงานบัญชี ไม่ตรงกัน สาเหตุมักไม่ใช่การคำนวณผิด แต่เป็นเพราะสองฝ่ายบันทึกคนละเวลาและคนละเกณฑ์

วิธีคิดแบบเส้นตรง

วิธีที่ใช้กันทั่วไปในหน่วยงานภาครัฐคือวิธีเส้นตรง ค่าเสื่อมราคาต่อปีเท่ากับราคาทุนหักมูลค่าคงเหลือ หารด้วยอายุการใช้งาน โดยเริ่มคิดตั้งแต่วันที่พร้อมใช้งาน ไม่ใช่วันที่จัดซื้อ

จุดที่ตัวเลขสองฝ่ายมักไม่ตรงกัน

• ครุภัณฑ์ที่ซื้อปลายปีงบประมาณ ฝ่ายหนึ่งคิดค่าเสื่อมเต็มปี อีกฝ่ายคิดตามสัดส่วนเดือน
• ค่าติดตั้งและค่าขนส่ง ฝ่ายหนึ่งรวมเป็นราคาทุน อีกฝ่ายบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย
• ครุภัณฑ์ที่ได้รับบริจาค ไม่ได้ตีราคาเข้าทะเบียน
• ครุภัณฑ์ที่จำหน่ายแล้ว ยังไม่ได้ตัดออกจากทะเบียนอีกฝ่าย
• การโอนย้ายระหว่างหน่วยงาน บันทึกเพียงฝ่ายเดียว

ทำให้ตรงกันด้วยการกระทบยอดปีละครั้ง

1. ดึงยอดรวมราคาทุนและค่าเสื่อมสะสมจากทะเบียนครุภัณฑ์ ณ วันสิ้นปีงบประมาณ
2. ดึงยอดสินทรัพย์และค่าเสื่อมสะสมจากงบการเงิน ณ วันเดียวกัน
3. เทียบผลต่างและแยกสาเหตุตามรายการ ไม่ใช่ปรับยอดรวมให้เท่ากัน
4. บันทึกรายการปรับปรุงพร้อมเหตุผลไว้เป็นหลักฐาน
5. แก้ที่ต้นเหตุ เช่น กำหนดว่าค่าติดตั้งให้รวมเป็นราคาทุนเสมอ