แผนจัดซื้อทำแล้วไม่ได้ใช้
แผนถูกทำเพื่อส่งให้ทันกำหนด แต่เวลาขอซื้อจริงไม่มีใครเปิดดูว่ารายการนี้อยู่ในแผนหรือไม่
ปัญหาที่มักพบก่อนใช้ระบบ
ไม่รู้ว่าใบขอซื้อค้างอยู่ที่ใคร
เอกสารเดินด้วยมือ เมื่อของยังไม่มาจึงต้องไล่ถามทีละโต๊ะว่าติดขั้นตอนใด
ของหมดอายุเพราะไม่รู้ล่วงหน้า
คลังนับเพียงจำนวนคงเหลือรวม ไม่ได้แยกล็อตและวันหมดอายุ จึงไม่มีสัญญาณเตือนก่อนของจะหมดอายุ
ระบบทำอะไรได้บ้าง
แผนจัดซื้อจัดจ้าง
- ทำแผนรายหน่วยเบิก แยกจำนวนและวงเงินเป็นรายไตรมาส
- ดึงรายการที่หน่วยงานเคยเบิกจริงมาเป็นฐานในการประมาณการ
- เสนอขออนุมัติแผนพร้อมบล็อกลงนามในแบบฟอร์มที่พิมพ์ออกมาใช้ได้จริง
- ติดตามผลการใช้จ่ายเทียบแผนตลอดปีงบประมาณ
ขอซื้อและจัดซื้อ
- ใบขอซื้อผูกกับรายการในแผน ตรวจวงเงินคงเหลือให้ก่อนเสนอ
- ติดตามสถานะทุกขั้นตอนพร้อมผู้รับผิดชอบและวันที่
- รองรับงานจัดซื้อและงานจ้าง แยกประเภทตามระเบียบ
- จัดเก็บเอกสารประกอบไว้กับใบขอซื้อ ค้นย้อนหลังได้
ตรวจรับและคลัง
- ตรวจรับพร้อมบันทึกล็อตผลิต วันหมดอายุ และขนาดบรรจุ
- แยกคลังใหญ่ คลังยา และคลังของหน่วยงานย่อย
- เบิกจ่ายแบบหมดอายุก่อนออกก่อน และโอนย้ายระหว่างคลัง
- ตรวจนับคลังและบันทึกผลต่างพร้อมเหตุผล
เชื่อมต่องานถัดไป
- ส่งข้อมูลตรวจรับต่อให้งานการเงินเพื่อตั้งเจ้าหนี้และจ่ายเงิน
- รายการที่เป็นครุภัณฑ์ถูกส่งเข้าทะเบียนครุภัณฑ์โดยไม่ต้องคีย์ใหม่
- เชื่อมรหัสเวชภัณฑ์กับระบบ HIS เดิมเพื่อให้คลังยาตรงกัน
ลำดับการทำงานในระบบ
- 1
ทำแผนรายหน่วยเบิก
กำหนดจำนวนและวงเงินรายไตรมาส แล้วเสนอขออนุมัติ
- 2
ขอซื้อตามแผน
ระบบตรวจว่ารายการอยู่ในแผนและวงเงินยังเหลือพอ
- 3
จัดซื้อและตรวจรับ
บันทึกล็อตและวันหมดอายุตั้งแต่วันรับของ
- 4
เบิกจ่ายและติดตาม
ของเข้าคลังแล้วหน่วยงานเบิกได้ ระบบตัดยอดและเตือนจุดสั่งซื้อ
สิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อใช้ระบบ
- ตอบได้ทันทีว่าใบขอซื้ออยู่ขั้นตอนใดและใครรับผิดชอบ
- เห็นวงเงินตามแผน วงเงินที่ใช้ไป และคงเหลือ โดยไม่ต้องทำรายงานเพิ่ม
- มีสัญญาณเตือนล่วงหน้าก่อนของหมดอายุและก่อนของขาดมือ
- ข้อมูลตรวจรับถูกส่งต่อให้งานการเงินและงานครุภัณฑ์โดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ
คำถามที่พบบ่อย
ระบบรองรับการควบคุมวันหมดอายุของเวชภัณฑ์หรือไม่
รองรับ ตั้งแต่ขั้นตอนตรวจรับสามารถบันทึกเลขที่ล็อตผลิต วันหมดอายุ และขนาดบรรจุ ระบบจะใช้ข้อมูลนี้จัดลำดับการจ่ายออกและแสดงรายการที่ใกล้หมดอายุ
หน่วยงานย่อยมีคลังของตัวเองได้หรือไม่
ได้ ระบบแยกคลังตามหน่วยเบิกที่กำหนดไว้ในโครงสร้างองค์กร เมื่อคลังใหญ่จ่ายของออก ระบบจะสร้างรายการรับเข้าที่คลังปลายทางให้อัตโนมัติ
เชื่อมกับระบบ HIS เดิมได้หรือไม่
เชื่อมได้ในลักษณะอ่านข้อมูลอย่างเดียว เช่น ดึงรหัสเวชภัณฑ์มาผูกกับรายการพัสดุ เพื่อให้ชื่อและหน่วยนับตรงกันทั้งสองระบบ โดยไม่เขียนข้อมูลกลับไปที่ HIS