ไม่รู้ภาระผูกพันล่วงหน้า
ตรวจรับของแล้วแต่เอกสารยังไม่ถึงการเงิน จึงไม่ทราบว่ามีหนี้ที่ต้องจ่ายรออยู่เท่าไร
ปัญหาที่มักพบก่อนใช้ระบบ
เงินยืมค้างนานโดยไม่มีใครติดตาม
ผู้ยืมไม่ส่งใช้ตามกำหนด แต่ไม่มีระบบเตือนอัตโนมัติ จึงรู้ตัวตอนตรวจสอบภายในเข้ามา
ลูกหนี้ค้างชำระไม่มีการจัดกลุ่มตามอายุหนี้
เห็นเพียงยอดรวม แต่ไม่รู้ว่าส่วนใดค้างเกินกำหนดจนควรเร่งติดตาม
ระบบทำอะไรได้บ้าง
เงินสดและเงินฝากธนาคาร
- ทะเบียนบัญชีธนาคารและรายการเคลื่อนไหวรายบัญชี
- กระทบยอดกับใบแจ้งยอดของธนาคาร พร้อมแสดงรายการที่ยังไม่กระทบ
- แนบหลักฐานการรับ-จ่ายไว้กับรายการ
- ปิดยอดประจำวันและประจำเดือน
ลูกหนี้และเจ้าหนี้
- ทะเบียนลูกหนี้พร้อมรายงานอายุหนี้
- ทะเบียนเจ้าหนี้การค้ารับข้อมูลจากการตรวจรับพัสดุโดยตรง
- ติดตามกำหนดชำระและจัดลำดับการจ่าย
- รายงานยอดคงค้างแยกตามหน่วยงานและประเภท
ยืมเงินราชการ
- ยื่นขอยืมพร้อมวัตถุประสงค์และเอกสารประกอบ
- กำหนดวันครบกำหนดส่งใช้ตามประเภทของการยืม
- แจ้งเตือนก่อนครบกำหนดและเมื่อเกินกำหนด
- บันทึกการล้างเงินยืมและคืนเงินคงเหลือ
งบประมาณและรายได้
- ตั้งกรอบวงเงินตามแหล่งเงินและหน่วยงาน
- ตัดยอดการใช้จ่ายเทียบกรอบวงเงินแบบต่อเนื่อง
- จัดเก็บรายได้และการเบิกจากกองทุนต่าง ๆ
- ต้นทุนต่อหน่วยบริการสำหรับใช้วิเคราะห์ความคุ้มค่า
ลำดับการทำงานในระบบ
- 1
รับข้อมูลจากต้นทาง
การตรวจรับพัสดุและข้อมูลบุคลากรไหลเข้ามาโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ
- 2
ตั้งหนี้และตั้งลูกหนี้
ระบบสร้างรายการค้างรับค้างจ่ายพร้อมกำหนดชำระ
- 3
รับ-จ่ายเงินจริง
บันทึกการเคลื่อนไหวพร้อมหลักฐานและผู้อนุมัติ
- 4
กระทบยอดและรายงาน
กระทบยอดธนาคารแล้วส่งข้อมูลเข้าระบบบัญชีเพื่อออกงบ
สิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อใช้ระบบ
- เห็นภาระผูกพันที่กำลังจะถึงกำหนดชำระล่วงหน้า
- ลูกหนี้ค้างชำระถูกจัดกลุ่มตามอายุหนี้เพื่อเร่งติดตามได้ถูกจุด
- เงินยืมมีการแจ้งเตือนก่อนครบกำหนดโดยอัตโนมัติ
- รายการการเงินทุกรายการมีหลักฐานแนบและตรวจสอบย้อนหลังได้
คำถามที่พบบ่อย
ระบบการเงินกับระบบบัญชีเป็นคนละส่วนหรือไม่
เป็นคนละหน้าจอแต่ใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน งานการเงินบันทึกการรับ-จ่ายจริง ส่วนงานบัญชีรับรายการเหล่านั้นไปลงบัญชีแยกประเภทและออกงบการเงิน จึงไม่ต้องบันทึกซ้ำสองครั้ง
รองรับปีงบประมาณแบบไทยหรือไม่
รองรับ ระบบใช้ปีงบประมาณที่เริ่มเดือนตุลาคมถึงกันยายน และแสดงปีเป็นพุทธศักราชในทุกหน้าจอและรายงาน
กำหนดสิทธิ์ให้เห็นข้อมูลการเงินเฉพาะบางคนได้หรือไม่
ได้ ระบบกำหนดสิทธิ์เป็นรายเมนูและรายการกระทำ ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์จะไม่เห็นเมนูและไม่สามารถเรียกข้อมูลผ่านทางอื่นได้ พร้อมบันทึกร่องรอยการเข้าถึงไว้ตรวจสอบ